会議室が足りなかったり、小さかったり、スペースが無いことから「思ったような会議ができない」といって悩んでいる企業が増えています。そのような流れを背景に「貸し会議室」の需要が高まっています。貸し会議室は使い勝手が良くとても便利だといいます。ここでは、会議室が少ないオフィスの問題点と貸し会議室の利用方法について紹介します。
会議室が少ないオフィスの問題点
会議とは社内での意思決定をまとめたり、ブレインストーミングなどでアイディアを出したり社内の方向性を決めていくという目的があると思います。しかし、会議室がいつのまにか倉庫になってしまっていたり、社員が増えすぎて全員集まれなかったりするなどの問題があります。そうなると、会議よりも仕事の業務の優先度が高く会議をないがしろにしているといった企業も見受けられます。会議室がなく会議が開かれないと社内の大切な情報共有がうまくいかなかったり、社員同士の意思疎通がとれなかったりと、企業としての成長が停滞してしまうことにもつながりかねません。かといってオフィスの増設などの設備投資は難しい……。そのように会議室が少ないオフィスではこの問題をどうやって回避すればよいのでしょうか。
貸し会議室を利用する
会議室の増設が難しければ今人気の貸し会議室を積極的に使うと良いでしょう。貸し会議室は交通の利便性の高い場所に立地しており便利な場所にある場合がほとんどです。
近年貸し会議室は会議のみならず、個人セミナーやプレゼンテーションなどで利用する人が増えています。需要が高まった分、特に広いスペースを要する貸し会議室はなかなか見つけるのが困難になるかもしれません。貸し会議室を実際に利用したい場合は幅広いニーズに対応しているミーティングスペースAPなどの貸し会議室サイトから探すといいでしょう。
貸し会議室の便利な使い方
このように、人気の貸し会議室によっては借りたいときに予約が入っていて利用できないといったこともおこります。その場合は、あらかじめ年間契約をして確保しておきましょう。
さらに、貸し会議室は用途によって選びかえると良いでしょう。少人数の打合せやちょっとしたPCを使って作業したい場合、株主総会や有名な登壇者のセミナーなどを開催する場合など、人数や用途によってはは広いスペースが必要になったり余ったりします。
また、貸し会議室の備品もチェックポイントです。最低以下の備品のチェックは必ずしておきましょう。
「ホワイトボード」、「ホワイトボードマーカー」、「イレーザー」、「プロジェクター」、「プロジェクター用のスクリーン」、「ケーブル」、「Wi-Fi」、「延長コード」
さらに、
「マイク」、「レーザー ポインター」、「冷蔵庫」、「ウォーターサーバー」、「お菓子」、「パーテーション」、「コピー機・複合機」
などがあると便利です。
貸し会議室を上手に使えば会社の未来がよりひらけるかもしれません。会議の時間を削るのではなく、貸し会議室などを利用して場所の確保から進めてみてはいかがでしょうか。
